Gutes darf schlicht sein – der 5-Sterne-Blick für die Korrespondenz

Der erste Stern – der richtige Kurvenblick

Mein Motorradfahrlehrer korrigierte oft meine Blickrichtung, besonders beim Kurvenfahren. «Wo schaust du denn hin?!» war seine Frage oder vielmehr sein Ausruf auf dem Sozius-Sitz. Wenn ich auf den Baum, auf das Hindernis schaue, dann endet meine Fahrt nicht gut. So ist es auch in der Kommunikation, in der Korrespondenz. Gedanklich und später in der Formulierung befassen wir uns mit dem Problem und nicht mit dem «Kurvenausgang», also mit dem, was wir erreichen möchten. Ein simples Beispiel: jemand hat etwas nicht bezahlt oder geschickt. Wir informieren die Person und setzen eine neue Frist. In vielen Schreiben dienen die ersten Zeilen dem Problem – wir steuern darauf zu.

Tipp: das Problem sehen und viel stärker auf die Lösung, den Ausweg richten. «Wir möchten ...so schnell wie möglich für Sie ... und bitten Sie um ...(siehe unser Mail vom ...).»

Wirkung: Wir informieren und verzichten auf den Vorwurf, was sowieso ätzend ist. «Leider wurde es unterlassen...».

Vorteil: der richtige Kurvenblick beeinflusst unser Denken positiv. Dieses Umdenken ist die Grundlage erfolgreicher E-Mails und Briefe. 

Der zweite Stern – das Thema richtig benennen

Fachleute wissen viel und neigen zu Komplexität. Hinzu kommt unsere Erfahrung, die ein Thema zusätzlich belasten. In vielen Schreiben versuchen Expertinnen und Experten ein Thema mit möglichst vielen Details auszuschmücken, um möglichst alles, was sein und geschehen könnte, abzufangen. Hauptmerkmal dieser Schreiben ist die Textfülle ohne viel Nährwert.

Tipp: Immer nur das sagen, was aus Sicht der Leserin, des Lesers jetzt wichtig ist. Was ist das Kernthema? Die Vogelperspektive hilft – ein Thema von oben betrachten. Das Kernthema mit maximal drei Details, Vertiefungen auslegen.

Wirkung: Wir sind klar und informieren nützlich, was immer gut ankommt.

Vorteil: Wir bleiben in der Gegenwart und neigen weniger dazu, Erfahrungen aus der Vergangenheit oder Künftiges einzubeziehen. 

Der dritte Stern – die positive Wortwahl

Das führt uns wieder zum Kurvenblick. Unsere Wortwahl sagt etwas über unsere innere Blickrichtung aus. Wie denken wir über unsere Kundinnen und Kunden? Welche Begriffe verwenden wir und sind diese positiv im Sinne von angenehm erlebbar? Diese Frage ist wichtig, weil Kommunikation mit einem guten Kontakt erfolgreicher ist als mit einer gestörten Beziehung. Kürzlich begegnete mit da ein alter Klassiker. «Für Ihren wohlverdienten Ruhestand werden Sie künftig Altersleistungen beziehen.»

Tipp: Für das Leben schreiben. «Wenn Sie in Pension gehen, erhalten Sie künftig Leistungen von ...»

Wirkung: Menschen fühlen sich wahrgenommen in ihrem neuen Lebensabschnitt und nicht zur Ruhe gestellt.

Vorteil: Positiv formulierte Texte wirken frisch, lebendig, zugewandt.

Der vierte Stern – die Struktur 

Wir schreiben für unser Gegenüber, nicht für uns selber. Viele Unternehmen sind zu stark mit sich selber und ihren Abläufen beschäftigt. Deshalb beginnen Schreiben oft mit Inhalten, welche für die Zielgruppe unwichtig sind. Und ohne Interesse ist Kommunikation Schwerstarbeit.

Tipp: Mit der Tarzan-Methode arbeiten. Das bedeutet, wir beginnen Nachrichten, Briefe und E-Mails mitten im Thema, mit der wichtigsten Info und verzichten auf Herleitungen. Tarzan schwingt sich – gerne johlt er dabei – mitten in den Dschungel. «Sie möchten ein Haus kaufen und brauchen dafür Geld.» Nicht so: «Für die Finanzierung eines Eigenheimes wird in der Regel ein entsprechendes Darlehen benötigt...»

Wirkung: Texte kommen mit mehr Energie an, weil im ersten Satz eine wichtige Info, eine Frage oder These steht.

Vorteil: «Tarzan-Texte» kommen auf den Punkt.

Der fünfte Stern – die Archetypen, die Werte

Jedes Unternehmen, jede Organisation folgt einem Auftrag. Was zum Beispiel macht eine Stadtverwaltung? Sie verwaltet. Oder sie sorgt dafür, dass sich Menschen in der Stadt rundum gut aufgehoben, wohl und sicher informiert fühlen. Die Archetypen sind Urbilder, welche Charaktere formen. Ein Beispiel ist die Königin, heute die Chefin, Teamleiterin, Führungskraft. Wenn sie sich dieser Rolle mit ihren Stärken und Schwächen bewusst ist, dann geht sie klar auf Menschen zu. Werte sind das innere Feuer, unsere Antreiber. Die vier wichtigsten Werte in meiner Arbeit sind die Liebe, die Freiheit, die Gesundheit, der Frieden.

Tipp: Stellen Sie sich die Frage, wie Sie zu Ihren internen und externen Ansprechspersonen stehen (Liebe). Fragen Sie sich, ob Sie drohen oder informieren (Freiheit). Befassen Sie sich mit der Frische Ihrer Wortwahl (Gesundheit). Und prüfen Sie, ob Sie für die Lösung, die Einigung kommunizieren (Frieden).

Wirkung: Texte mit bewusst gelebten Rollen und Werten wirken authentisch, menschlich.

Vorteil: Mit der sorgfältigen Sprache erzeugen wir eine gewollte, bewusste Realität.